文書管理ソフトの選び方|文書管理ソフトやオフィスセキュリティで信頼を高める裏ワザ|security.net

ビジネスに最適な文書管理ソフトとはどんな機能のあるソフトか

文書管理ソフトの選び方

女の人

文書管理ソフトのメリットは何か

文書管理ソフトの最大のメリットは、ワークフロー機能による業務の効率化です。作成した文書をシステム上で管理することで、別の場所からでも文書の確認・編集ができるので、責任者の承認や共同編集が圧倒的に早くできるのです。また、一度作成した文書をすぐに検索できるので、いちいち文書を取りに戻ったり、探したりする必要がなくなるのです。

文書管理ソフトに必要なものは何か

文書管理で特に重要なことは、セキュリティです。重要な情報を外部に漏らさないために、セキュリティ対策や、アクセス権の設定などは必須です。また優先すべき文書を通知すること、使用が終わり完全に不要になった文書を自動で削除してくれる機能は、管理にかかる手間を劇的に減らしてくれます。

文書管理ソフトで役立ったことは何か

紙媒体の文書も保存できる

導入前はすべての文書をペーパーレス化すると聞いて、逆に手間が増えるのではないかと心配していました。しかしこれまで使用していた文書を取り込み、すぐに見つけられるようになり、手間を減らすことができました。文書を取り出して無くすこともなくなり、助かっています。

確認がすぐに終わる

上司の承認をもらうために、出先からの帰りを待つことが多く、歯がゆい思いをすることが多々ありました。ですが今では、社外からでもすぐに確認してもらい承認を出してもらえるようになったので、業務を滞らせることなく、素早く遂行できるようになりました。

予想以上に時間がかかっていたことに気付いた

文書管理ソフトを導入して実感したことは、何気ない作業に思っていた以上の時間を取られていたことです。一枚の紙を取りだしたり、印刷したりするだけでも、一回ならともかく繰り返して、膨大な時間をとっていたことに気付きました。もっと早く導入すべきだったと思っています。

検索が予想以上の便利さ

文書管理ソフトを使って助かっていることは、関連する単語や文章から書類をすぐに見つけ出せることです。紙の書類ですと関係がありそうなものを取り出して、一枚ずつ確認するので探すのが大変でした。検索機能を使えば、すぐに関係する文書を表示できるので、無駄な時間をかけずに済んでいます。

広告募集中